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Revue de Presse
LES 12 REGLES SIMPLES POUR GAGNER DU TEMPS
La banque Palatine a fait appel à Laurence Einfalt, conseil en organisation personnelle et vous propose 12 règles simples pour ne plus jamais perdre votre temps au travail.
La
règle des deux minutes
Si une tâche vous demande moins
de deux minutes, faites-la de suite. Si elle vous prend plus de
deux minutes, notez-la (sur votre PDA si vous êtes high-tech ou
sur un cahier si vous êtes « low-tech »). Ainsi vous
pourrez y revenir quand vous le souhaitez, sans pour autant
l'oublier.
La
règle des cinq niveaux de rangement
Un
objet a plus de chance de revenir à sa place s'il faut moins de 5
gestes pour le faire. Alors, simplifiez votre système de
classement au maximum.
Etiquetez
tout
Première raison : vous respecterez davantage votre
système de rangement
Deuxième raison : comme les étiquettes
seront lisibles, vous pourrez déléguer plus facilement.
Plus
d'excuses comme « ça va plus vite si je le fais moi-même »,
sous-entendant : « impossible de s'y retrouver sur mon
bureau ».
Créez
un répertoire « en attente de »
Créez un
répertoire numérique et une chemise “en attente de”.
regroupant les informations que vous avez déléguées et pour
lesquelles vous attendez une réponse de vos interlocuteurs.
Parcourez-en le contenu une fois par jour pour être sûr de
relancer à temps si nécessaire.
Date-limite
= agenda
Seules les tâches à réelle date-limite doivent
figurer sur votre agenda. Tout ce que vous y notez en pensant « ce
serait bien que je le fasse cette semaine » risque d'être
repoussé de jour en jour. Sans compter que si vous n'avez pas eu
le temps de les faire, ces tâches sont à recopier d'une semaine
sur l'autre. Avec la sensation désagréable de ne pas avoir
avancé.
Loin
des yeux, loin du coeur
Placez les objets dont vous vous
servez le plus souvent le plus près de vous. Cela semble évident,
pourtant 80% des cadres utilisent le premier tiroir de leur bureau
pour y stocker du ... bazar, gâchant ainsi un espace utile.
Les
mondes parallèles
Pour retrouver plus vite l'information
que vous cherchez, quel que soit son support, veillez à ce que
vos dossiers physiques et numériques portent le même nom.
Ainsi, n'importe quel document relatif au projet X, qu'il
s'agisse d'un mail, d'un fax ou d'une brochure sera forcément au
bon endroit.
Eviter
la « collectionite »
Si vous avez tendance à
collectionner les revues professionnelles, les journaux (sans
avoir le temps de les lire) et que tout ceci déborde, fixez-vous
un nombre d'exemplaires maximum . Jetez impitoyablement un ancien
numéro lorsqu'un nouveau arrrive.
Utilisez
vos mini-temps d'attente
Lorsque vous avez rendez-vous et
que votre interlocuteur tarde à venir, mettez à profit ces
quelques instants d'attente pendant lesquels vous pouvez être
interrompu d'un instant à l'autre : mettez à jour votre
répertoire, saisissez quelques cartes de visite, complétez votre
auto-formation à votre nouveau PDA, ou encore lisez un article de
la presse professionnelle.
Connaître
son rythme
Etes-vous du soir ou du matin ? Repérez votre
propre rythme car une tâche complexe peut s'avérer prendre
beaucoup plus de temps si vous vous retrouvez à devoir
l'effectuer lorsque votre énergie est la plus basse.
Isolez-vous
Tentez
de vous isoler pendant 1 h 30 chaque jour pour effectuer les
tâches de réflexion qui demandent de la concentration. Basculez
votre poste téléphonique et votre portable sur messagerie,
fermez votre porte et refusez autant que possible les
sollicitations. A vous de repérer quel est le meilleur moment de
la journée pour le faire.
Maîtrisez
les réunions
Demandez à obtenir tous les éléments avant
la réunion et prenez le temps d'en prendre connaissance. Du coup,
la réunion sera un réel moment de prise de décision. Vous en
maîtriserez mieux la durée et le contenu.