S' organiser au bureau – 1ère partie
L'offre
de Jara pour les entreprises
Des
exemples d'intervention
Quand
faire appel à Jara ?
M'aider,
comment ?
Commençons par un fait chiffré
Un cadre “moyen” perd 6 semaines chaque année à chercher des informations perdues au milieu de bureaux ou de dossiers en désordre.
Et il n'est pas le seul ...(n'est-ce pas M.Hirsch ? Photo Elle, article de P. Williams)
Ce que nous croyons chez Jara :
La version positive, c'est de se dire que, justement, on peut faire quelque chose pour maîtriser le chaos qui nous entoure. A nous de montrer, non pas notre désordre mais notre créativité et notre réactivité.
Chacun d'entre nous a donc intérêt à se pencher régulièrement sur son organisation, car, nous le rappelons, être désorganisé ou organisé n'est pas une caractéristique de naissance, mais un comportement acquis.
Les deux principaux facteurs de l'organisation : l'espace et le temps
Ce dossier aborde d'abord la façon dont vous pouvez améliorer votre gestion de l'espace puis la façon dont vous pouvez optimiser votre gestion du temps au travail.
Vous travaillez à la maison ?
Ce dossier vous concerne également : vous pouvez y piocher ce qui vous semble utile pour gérer vos papiers administratifs, par exemple.
L'accès au plan de travail
L'accès à votre plan de travail (bureau de luxe ou planche + tréteaux) doit être aussi facile que possible.
Cela semble évident, mais parfois, nous sommes amenés à faire un véritable parcours du combattant pour nous approcher ou nous extraire de notre zone de travail ( fils électriques, classeurs entassés ...).
Ceci, hélas, peut constituer un premier obstacle à la mise au travail.
Les équipements
Regardez votre plan de travail et demandez-vous si les équipements comme le téléphone, l'écran, l'unité centrale, l'imprimante sont bien disposés par rapport à vous.
Si vous êtes gaucher, peut-être ne devriez-vous pas laisser votre téléphone à droite.
On doit pouvoir tout attraper en restant assis sur sa chaise et en pivotant.
A garder à portée de main : quelles fournitures ?
Que vous soyez du type “entasseur de papiers” ou du type minimaliste, il ne faudrait garder à portée de main , sans avoir à se lever, que ce qui est d'usage quotidien.
Conserver près de vous un (et non pas deux) exemplaire des objets suivants :
matériel pour écrire (à ce sujet, jetez les stylos qui ne marchent pas, ils ne servent à rien et vous n'avez pas le temps de les réparer, n'est-ce-pas ?)
petites fournitures (colle, scotch, agrafeuse, ciseaux, règle, post-it®, trombones)
une ramette de papiers
un lot d'enveloppes pour quelques jours
une calculette
quelques chemises, quelques pochettes plastiques.
Le tout réparti dans les tiroirs et dossiers suspendus situés sous votre bureau, rangé avec votre logique.
A garder à portée de main : quels documents ?
Répertoires (à jour)
Agenda
Liste du personnel (à jour)
Autres documents d'usage quotidien
Autres choses ?
Gardez aussi des objets indispensables dont vous vous servez tous les jours (brosse à dent, collant de rechange pour les femmes...) et quelques objets personnels pour personnaliser votre poste de travail.
Juste un détail : faites attention aux objets décoratifs que vous choisissez : un responsable des achats qui ornerait son bureau d'une tasse arborant un Droopy mal réveillé porterait un coup à sa crédibilité. Vous nous suivez ?
Nous sommes partagés, chez Jara, en ce qui concerne les photos de famille et les dessins des enfants: certains estiment que ça humanise le bureau, d'autres que notre vie privée ne regarde pas les collègues, voire que ça peut nuire à notre professionalisme.
A vous de voir suivant l'ambiance de votre entreprise.
Oui, mais les autres choses ?
Le reste, vous voulez dire ?
Les pièces détachées dont on ne sait plus d'où elles viennent, le manuel d'utilisation du téléphone, la perforatrice, les prises informatiques, les CD et disquettes, les .....où les mettre ?
Ailleurs. C'est-à-dire à la poubelle (si vous ne savez plus de quoi il s'agit ou si c'est trop cassé) ou dans une armoire plus éloignée de votre bureau.
Quand vous conservez toute sorte d'objets qui s'entassent dans vos tiroirs, vous retirez de la place aux objets qui vous sont vraiment nécesssaires.
Et puis, honnêtement, savez-vous vraiment ce qui est enfoui au fond de votre troisième tiroir, celui que vous surnommez intérieurement “le tiroir à machins “ ?
Le cas particulier du papier
Votre bureau est fait, en principe pour travailler dessus, pas pour stocker des piles de papiers, de dossiers, d'objets personnels et de fournitures.
Voilà pourquoi nous allons donc parler maintenant de tri et classement.
Les corbeilles
NB : les recommandations ci-dessous sont destinées au plus grand nombre d'entre nous. Inspirez-vous en, mais n'hésitez pas à les adapter pour votre propre usage.
Pour gérer facilement les piles de papier, nous recommandons d'avoir trois banettes (ou corbeilles) étiquetées ainsi :
une “entrée”
une “sortie”
une “à classer”
La corbeille “entrée”
Tous les papiers (courriers, mémos, etc ...) qui entrent dans votre bureau devront être mis dans la banette “entrée” et pas n'importe où sur votre bureau. Tous ces papiers “entrants” restent là jusqu'à ce que vous décidiez de vous en occuper.
Cela implique donc que vous informiez vos collègues et supérieurs que les papiers “entrants” doivent être posés ici. Au bout de quelques jours, l'habitude sera prise.
Une fois que vous avez manipulé et décidé quoi faire de l'un de ces papiers, il ne retourne plus dans cette corbeille.
La corbeille “sortie”
Concerne tous les papiers qui vont sortir de votre bureau, que ce soit du courrier ou des dossiers à transmettre à vos collègues.
La corbeille “à classer”
La corbeille “à classer” sera située en dessous des autres.
Pourquoi ?
Parce qu'ainsi vous limitez l'espace disponible et ça vous empêche d'entasser trop de papiers “à classer”.
La suite de ce dossier
La suite de ce dossier traite des processus de décision et du système de classement, de la gestion des priorités et de la gestion du temps.