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La gestion des documents
Chez
Jara, nous sommes arrivés à un consensus :
Il n'y a que 5
choses à faire avec le papier.
1- En faire quelque chose ici et maintenant
2- Le placer dans un dossier “Action” ou “Projet X” ou “à lire” pour en faire quelque chose plus tard
3- Le rediriger vers un collègue
4- Le classer
5 -Le jeter
Votre engagement avec vous-même
Pour que ça fonctionne bien, sans accumulation, il faut prendre l'engagement de ne manipuler chaque feuille qu'une seule fois.
Comprendre : dès que vous avez pris une décision sur le papier que vous tenez entre le pouce et l'index, ne le remettez jamais dans votre banette d'entrée.
Pourquoi cette insistance ?
Les personnes qui ont beaucoup de documents sur leur bureau voient et manipulent le même papier des dizaines de fois, se redisent la même chose à son sujet plusieurs fois (souvent quelque chose comme : “il faudra que ...”). C' est très consommateur d'énergie. En fait, c'est littéralement épuisant.
Sans que vous vous en rendiez compte, le désordre vous “pompe” votre énergie. Et même si personne ne venait rien ajouter à vos piles, vous auriez quand même l'impression d'être débordé .
En somme, il s'agit de prendre des décisions
Le plus difficile, c'est vrai, c'est de prendre des décisions. Mais vous avez largement les compétences pour le faire.
Dans 99 % des cas, vous savez quoi faire avec ce papier ; attendre quelques heures ou quelques jours de plus n'y changera rien.
Check-list pour décider que faire des papiers :
Nous allons vous aider à décider que faire des papiers qui arrivent sur votre bureau.
- Faut-il agir à propos de ce papier ?
- Si c'est juste une information, dois-je le garder maintenant que je l'ai vu ?
- Si je le jetais et découvrais que j'en ai besoin plus tard, pourrais-je facilement le remplacer ?
- D'ici que j'en ai encore besoin, sera-t-il obsolète ?
- Est-il assez récent pour être utile ?
- Une version plus récente va-t-elle prochainement arriver sur mon bureau ?
-Y-a-t-il une raison juridique à le garder ?
Une manipulation = une place
Si on ne doit manipuler chaque document qu'une seule fois, il nous faut donc assigner une place à chaque document qu'on décide de garder.
D'où l'importance du ...
Système de classement sur votre bureau.
Chemises cartonnées
C'est ici que que allez utiliser les chemises que vous gardez précieusement à portée de main dans votre bureau.
4 types de chemises
Chemise “à faire” ou “actions”
Cela concerne les documents qui nécessitent une action de plus de quelques minutes.
Idéalement,vous notez l'action ou la suite d'actions sur votre liste des choses à faire (on y reviendra). Puis vous placez le papier dans la chemise.
Chemises “projet”
Elles sont destinées aux projets qui se déroulent en plusieurs étapes. Tout ce qui se rapporte au projet X est placé dedans dans la chemise baptisée Projet X. Vous pouvez donc avoir plusieurs chemises de ce genre sur votre bureau.
Vous remarquerez que ça simplifie la tâche de vos collègues en votre absence qui passeront moins de temps à chercher sur votre bureau les documents qui se rapportent au dossier X .
Chemise “à lire”
Les titres des chemises
Elle peut contenir des articles, des journaux professionnels, des études ...
Selon votre activité, vous prévoierez dans votre semaine un laps de temps pour lire régulièrement ou vous en attrapez un bout quand vous partez en déplacement, à lire dans les salles d'attente.
D'ailleurs, nous recommandons dans la mesure du possible de ne pas garder la revue professionnelle en entier, mais de découper seulement le ou les articles qui vous intéressent. Ca prend moins de place à stocker et c'est plus léger à transporter.
Les titres des chemises que nous vous avons donné là sont indicatifs. Certains peuvent être plus pertinents pour vous.
Par contre, il ne faut pas hésiter à changer le nom des chemises projet au fur et à mesure des événements. Car il arrive fréquemment que le contenu d'une chemise devienne légèrement différent de son titre puis, finalement, n'ait plus rien à voir.
Dans ce cas, seule la couleur de la chemise devient significative pour vous. Mais plus pour vos collègues, hélas !
La liste des choses à faire
Nous avons parlé à plusieurs reprises de la liste des choses à faire.
C'est le point le plus important de l'organisation.
Exemple :
Combien de fois avez-vous décidé de travailler sur le projet A et avez-vous été constamment interrompu, au point qu'à la fin de la journée vous n'avez même pas eu l'occasion d'y jeter un oeil ?
Autre chose aussi : en principe, vous avez des priorités qui correspondent à votre poste.
Tout ce que vous faites en dehors de ça vous éloigne donc de vos objectifs.
(attention, il ne s'agit pas là des tâches d'utilité commune, dont chacun doit prendre sa part pour que la société avance ).
Pour rester en phase avec nos priorités, on a besoin d'un outil qui nous garde sur les rails, qui nous empêche de nous disperser et qui nous permette de constater l'avancement de notre travail.
C'est la liste des choses à faire.
Nous allons appeler ça le CAHIER, mais il est bien entendu qu'il peut s'agir de bloc note, d'un Palm Pilot, ce qui vous convient à vous. Pas de feuilles volantes, toutefois, ni de Post-it ® pour cela
Notez que vous devez pouvoir vous déplacer en réunion avec cet outil.
Le CAHIER
Sur cette liste de choses à faire, on ne note, comme son nom l'indique que des tâches à faire.
Les gribouillis de réunion ou de conversation téléphonique doivent être effectués sur un autre support (ou dans une partie spécifique de votre cahier).
Tout comme vos idées géniales. Si elles ne sont pas encore au stade de “tâche à faire”, vous devriez les noter ailleurs.
Chaque item est bien séparé des autres et s'il s'agit de quelque chose à faire, on lui attribue une priorité.
Prioriser
Un simple coup de surligneur devant la tâche à faire suffit amplement pour vous signaler “c'est une urgence à faire aujourd'hui”.
Quelque chose qui était important lundi peut devenir urgent le mardi. D'où l'intérêt de parcourir sa liste le soir pour le lendemain.
Toute tâche effectuée est cochée. Ca permet de mesurer l'avancement et ça donne du courage. Attention, cochée ne signifie pas rayée. Si vous rayez toutes les tâches au fur et à mesure de leur exécution, votre liste devient illisible, peu confortable à l'oeil et pour tout dire ... de moins en moins engageante.
La tâche à faire doit être précise et aussi unitaire que possible.
Exemple :
Vous prévoyez un déplacement.
Nous ne noterions pas “préparer déplacement”, simplement, car c'est trop vague.
La liste ressemblerait plutôt à ça :
prévenir Smith de ma venue
demander à X de me réserver le même hôtel que la dernière fois
emporter le dossier Projet
voire même :
passer chez le teinturier !
Chaque soir, revoyez ce que vous avez fait dans la journée et remettez à jour les priorités pour le lendemain.
Vous savez donc par quoi commencer en arrivant le matin.
Et, du coup, vous savez aussi quantifier ce que vous avez fait qui est vraiment en phase avec vos priorités et ce que vous avez fait en dehors.
Il se pourrait que cela vous serve lors de deux situations :
votre prochaine évaluation annuelle
votre prochaine demande d'augmentation
Bonus pour les
procrastinateurs : vous qui avez du mal à évaluer le temps
que vous mettez à faire les choses, n'hésitez pas à noter en
face de la tâche “fignoler ma présentation Powerpoint” , le
nombre d'heures que vous y avez passé. Ca vous permettra
d'évaluer avec justesse le temps nécessaire ... pour la
prochaine fois !
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