Comment traiter le courrier efficacement
Voici notre méthode pour vous débarrasser vite et bien de la corvée du traitement du courrier. Vous trouverez également des informations intéressantes sur le traitement des papiers en général dans notre dossier N°2 sur l'organisation au bureau.
Matériel nécessaire:
- ciseaux
- Post-it ®
- feutre ou stylo
- surligneur
- trombones
- chéquier
- votre agenda
- enveloppes et enveloppes prétimbrées
- timbres
- poubelle (le plus important !)
Une fournée traditionnelle de courrier se compose de :
1- publicité inintéressante (se remarque au premier coup d'oeil, non ?)
2- publicité qui tombe dans l'un de nos centres d'intérêt immédiat
3- publicité qui pourrait intéresser l'un des membres de la famille, un jour, peut-être
4- facture (il y aura donc, à un moment ou un autre, paiement)
5- courrier d'information à conserver
6- courrier nécessitant une action de notre part (une recherche, une vérification, une demande d'avis au conjoint ...)
Muni du matériel ci-dessus, vous allez :
1-
Publicité inintéressante
Jeter
impitoyablement et immédiatement.
Le soulagement que
vous en éprouverez vous donnera du courage pour la suite...
2-
Publicité à intérêt immédiat
Les
entreposer dans une chemise sur laquelle vous noterez le thème
de votre intérêt. Nous le rappelons, il s'agit d'un
intérêt immédiat, pas à court ou long
terme.
C'est-à-dire tout projet que vous allez réaliser
dans le mois.
C'est
également dans cette chemise que vous stockerez les
articles (pas les magazines entiers !), les catalogues,
voire les devis correspondant à votre projet.
Pensez
à inscrire la date du jour sur les publicités et à
passer au surligneur les dates limite des offres commerciales.
Toute offre dépassée n'est plus valable et doit
être:
- soit remise à jour
- soit jetée.
Cas
particulier des bons d'achat :
Ne découpez que
ceux qui correspondent vraiment à ce que vous achetez
d'habitude et mettez-les tout de suite dans votre porte-monnaie
près de vos moyens de paiement, pour les voir en arrivant à
la caisse.
Rappelez-vous
que personne ne vous oblige (même si on vous y incite
gentiment et financièrement) à acheter le nième
dessert chocolaté d'une grande marque bien connue.
3-
Publicité à intérêt potentiel
Pour
chaque personne de votre foyer, constituer un tas, avec un Post-it
® dessus comportant le nom du
destinataire et la date.
Les tas seront disposés,
plutôt pas dans la cuisine ou le salon (par crainte de
l'encombrement), mais à l'endroit où la personne a
le plus de chance de les lire. Oui, chez certains, il s'agit d'une
tablette dans les toilettes ou sur le lit. Et alors ?
Il va de
soi qu'il faut expliquer votre nouveau système aux membres
de votre foyer.
Astuce
: mettez-vous d'accord avec chacun sur sa propre date-limite de
traitement.
Nous insistons sur le fait que c'est la personne
destinataire qui doit choisir son délai de traitement.
C'est-à-dire qu'au cas où ces tas n'auraient pas été
touchés par leur destinataire au bout de, disons, 3
semaines, vous avez le droit de jeter les tas sans autre
avertissement. En effet, ce ne seront plus des publicités
“potentiellement intéressantes” mais ... du
bazar.
Voilà pourquoi nous recommandions de dater
les papiers entrants.
4- Les
F-a-c-t-u-r-e-s.
Il faut
les payer ET elles ont une date limite. Tout ce qu'on aime.
Si
vous avez tout mensualisé ou presque, la plupart de vos
factures tombent alors dans la catégorie 6;
nous y reviendrons.
Prenez vos ciseaux et découpez
le bon à retourner s'il y en a un.
Rédigez le chèque
ou remplissez le TIP tout de suite. Voilà, c'est
bien ça le truc : tout de suite.
Rédigez
et timbrez l'enveloppe. Trombonez ensemble le paiement, le bon à
retourner et l'enveloppe + un Post-it ®
comportant la date limite d'envoi de ce courrier.Pas la date
limite de paiement, ce serait trop tard.
Vous l'enverrez donc 2
ou 3 jours avant la date d'échéance.
Pour plus de sécurité,
si c'est un courrier important et que vous êtes un peu
étourdi, vous pouvez noter sur votre agenda la date à
laquelle vous devez l'envoyer.
5-
Les courriers d'information à conserver (nouvelle
attestation de carte Vitale, changement de coordonnés de
votre assureur ....).
La seule chose à faire est de
classer ces courriers dans leur chemise ou dossier existants, en
veillant à supprimer dans le même temps ce qui
devient, du coup, obsolète (ancienne carte Vitale, dernière
attestation de mutuelle).
Sinon vos dossiers vont gonfler et
déborder...
Vérifier également si cela entraîne une mise à jour de votre carnet d'adresse et répertoire. Notez la nouvelle adresse et jetez le papier.
De même, si quelqu'un de votre famille doit être tenu au courant, laissez le courrier en évidence le temps de lui en parler. (Pas plus longtemps, n'est-ce-pas ?)
Nous avons constaté que ce tas N° 5 , composé des “à classer”, est celui qui donne lieu aux plus grosses piles de papiers sur les bureaux.
Et pour cause : en principe, y'a qu'à classer. Mais justement, mis à part quelques conseillères de Jara à la conscience professionnelle sans faille, qui se lève le matin en commençant sa journée par un bon tri de paperasse ?
Un classement efficace nécessite non seulement des contenants adaptés (comprendre : assez spacieux) ET l'acquisition d'un rythme.
Choisissez votre rythem de classement : hebdomadaire ? Mensuel ? A vous de voir. Pas trop long, en tout cas : il faudrait alors fouiller trop longtemps pour retrouver l'information et vous risqueriez de passer des heures à retrouver ce que vous cherchez ...
6-
Courrier qui demande vérification et/ou action
Le
cauchemar du procrastineur. Un peu d'aide ?
Commencez par
prendre Post-it ® et stylo.
Lisez attentivement le courrier en question.
Neuf fois sur dix
vous savez quoi faire ; prendre votre décision dix jours ou
trois semaines plus tard n'y changeront rien, n'est-ce pas ?
Inscrivez sur votre Post-it ® l'action à faire et sa date-limite.
Exemple:
“répondre pour le JJ/MM/AA “(trichez un peu
avec vous-même, comptez trois jours de moins) ou “à
garder jusqu'au JJ/MM/AA”.
Fixez le Post-it ®
sur le courrier et agissez conformément à ce
que vous avez vous-même prévu de faire.
Vous approprier ainsi l'initiative de l'action vous aidera à vous sentir moins coincé par toutes ces obligations.
Une
dernière chose
En lisant ce dossier, vous vous
êtes bien évidemment rendu compte que vous devrez
veillez à:
1- avoir à portée de main le matériel listé en stock (voir notre dossier sur l'organisation au bureau, à ce propos)
2-
traiter le courrier en étant concentré sur cette
tâche, et non en faisant autre chose en même temps.
Traiter le courrier en regardant la télévision
ou en répondant au téléphone vous fait courir
le risque de traiter “temporairement” chaque lettre et
donc de recréer des piles.
3- installer de nouvelles habitudes qui ne feront, après tout, que remplacer les précédentes.
Par exemple, ce n'est pas la peine de sortir le courrier de la boîte aux lettres pour le transporter dans votre voiture, dans l'idée de le traiter au bureau : vous savez bien que cela ne fonctionne pas vraiment car les piles de courrier se retrouvent alors dans votre voiture ...et/ou au bureau.